wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Nowe okresy przechowywania dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.). Prawo pracy RODO. Pytania i odpowiedzi. Data dodania: 05.05.2021. Źródło: iStock. Dokumenty, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, należy usunąć i dokonać zmiany numeracji oraz zmodyfikować wykaz. Z kolei w dokumencie, którego się nie usuwa, należy zamazać lub wyczernić w trwały sposób dane, które zgodnie z RODO Jak stanowi art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania Rozdział 5 - Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji Dodatek nr 12 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 13 (583) z dnia 1.07.2023, strona 9 informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę okresie. Na podstawie nowych regulacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy Warum Flirten Verheiratete Männer Mit Anderen Frauen. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w bezpiecznych warunkach. Ewentualne zamknięcie zakładu pracy i zwolnienie pracowników nie jest równoznaczne ze zwolnieniem go z tego obowiązku. Co warto wiedzieć o prawidłowym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Podmioty, które zatrudniają pracowników gromadzą dokumenty na ich temat. Już w trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy czy dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe. Ponadto, w teczce pracowniczej powinno ? już po zatrudnieniu pracownika ? znaleźć się orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może przy tym żądać innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, że przechowywanie tych wszystkich informacji o pracownikach przez pracodawców można uznać za formę przetwarzania danych osobowych. To zaś niesie za sobą określone obowiązki. Wytyczne nie tylko w Kodeksie pracy Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez podmiot zatrudniający wynika między innymi z zapisów poczynionych przez ustawodawcę w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 94 § 9a każdy pracodawca powinien ?prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników?. Sposób prowadzenia tej dokumentacji reguluje zaś rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracodawcę uznaje się za administratora danych osobowych, który powinien zapewnić im odpowiednią ochronę. Chronić przez zniszczeniem Podstawowym obowiązkiem, jaki spoczywa na podmiocie zatrudniającym jest ochrona zgromadzonych danych zarówno przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, jak i udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Z punktu widzenia pracodawcy dopuszczenie do naruszenia na tym polu może prowadzić do poważnych konsekwencji natury finansowej. Zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy ?pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników. Kara przewidziana za takie wykroczenie to od 1000 do nawet 30 000 złotych. Kiedy dokumenty do archiwum? Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku właściwego przechowywania dokumentacji byłych już pracowników. W tej sytuacji, aby wywiązać się z nałożonych przez ustawodawcę wytycznych, były przedsiębiorca najczęściej musi skorzystać z archiwum. Wynika to z tego, że okres przez który powinien on przechowywać pracownicze teczki jest bardzo długi ? dokładnie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Warto przy tym wskazać, że były pracodawca może skorzystać w tym celu zarówno z archiwum państwowego, prywatnego, jak i utworzyć swoje własne. Przeniesienie dokumentów do archiwum państwowego nie jest proste. Jeżeli przedsiębiorca, który podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie posiada środków na opłacenie właściwego przechowywania dokumentów, może zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenia braku możliwości ich zabezpieczenia przez wymagany czas. Jeżeli sąd sprawę rozpatrzy pozytywnie, to były przedsiębiorca będzie mógł złożyć dokumentację do archiwum państwowego. Aby tak się jednak stało, wnioskujący musi przedstawić szczegółowe informacje na temat swojej aktualnej sytuacji finansowej. Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy były pracodawca decyduje się złożyć dokumentację pracowniczą do archiwum prywatnego lub utworzyć własne. To wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów przechowywania teczek swoich byłych podwładnych. Niezależnie jednak od tego, do jakiego archiwum przekazywana jest dokumentacja, niezbędne jest jej właściwe uporządkowanie. To polega między innymi na ułożeniu dokumentów w teczkach w sposób chronologiczny czy ich zabezpieczeniu. Dopiero tak przygotowane dokumenty można przekazać do wybranego archiwum. Pobierz program Wersja: | Pobrań: 12201 | Obowiązuje od: 2019-01-01 Opis: SP INF Informacja w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (do 10 lat po upływie zatrudnienia); możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym okresie. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W terminie tym do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Jeżeli jednak przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 letniego obowiązkowego jej przechowywania, 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Podstawa prawna: Art. 94(6) ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. ( z 2018 r. poz. 917). Cechy formularza: Grupa formularzy: Typ sprawy Formularze bazowe Praca i kadry Umowy, pisma, wnioski Kategoria Urząd Nota prawna: PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji. Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu. Format XML dla programistów: Komentarze użytkowników: Jaki nowy obowiązek informacyjny ma pracodawca w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni dołączyć do świadectwa pracy zwalnianego pracownika informację o okresie przechowywania jego dokumentacji kadrowej, możliwości jej odbioru oraz ewentualnym jej zniszczeniu w razie nieodebrania dokumentacji. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później dojdzie do rozwiązania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany), 2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie. Informacja ta powinna zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 946 Kodeksu pracy). Wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Warszawa, 31 maja 2019 r. "Wezyr" Sp. z ul. Lipowa 1 01-355 Warszawa Pan Jan Wiśniewski ul. Zamkowa 13 01-355 Warszawa INFORMACJA Na podstawie art. 946 Kodeksu pracy informujemy, że: 1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. dokumentów związanych z Pana stosunkiem pracy, którego rozwiązanie następuje z upływem 31 maja 2019 r., a także Pana akt osobowych wynosi 10 lat i upłynie 31 grudnia 2029 r., 2) ma Pan prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do 31 stycznia 2030 r., 3) dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w razie nieodebrania jej we wskazanym terminie. Mariusz Kozłowski Wiktor Olbrycht prezes zarządu członek zarządu Kogo dotyczy nowy obowiązek informacyjny Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 946 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 948-9412 Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 946 Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że nowy obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przykład Załóżmy, że w maju 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 1 stycznia 2019 r., 1 września 1999 r. (w tym przypadku pracodawca przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1990 r. Do świadectwa pracy za pierwszą umowy o pracę należy dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, której bieg rozpocznie się 31 grudnia 2019 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do końca stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Do pozostałych stosunków pracy nie należy stosować nowych obowiązków informacyjnych w zakresie przechowywania dokumentacji. Nie trzeba zatem załączać do wydawanych świadectw pracy informacji o okresach i zasadach odbioru dokumentacji pracowniczej. Obowiązek informacyjny wynikający z RODO Należy zwrócić uwagę, że oprócz obowiązku informacyjnego zawartego w art. 946 Kodeksu pracy dodatkowe obowiązki informacyjne nakładają na pracodawców przepisy RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Informacja o przechowywaniu danych osobowych wynikająca z RODO powinna być przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili składania kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Jest ona niezależna od informacji przekazywanej pracownikom na podstawie art. 946 Kodeksu pracy. Zatem po 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom na podstawie RODO informacji i tam, gdzie zaistnieje taka potrzeba, powinni je zaktualizować, jeżeli zmienił się okres przechowywania danych podanych przez pracowników. W związku z tym należy pamiętać, że 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników: zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS: - oświadczenia ZUS OSW oraz - raportu informacyjnego ZUS RIA. A zatem od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Z kolei dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. musi być przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Okres przechowywania dokumentacji kadrowej i sposób jego liczenia Moment nawiązania stosunku pracy Okres przechowywania od 1 stycznia 2019 r. 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy, lub 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA - jeśli pracodawca złożył ten raport przed 1 stycznia 1999 r. 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy Zatem takie okresy przechowywania danych osobowych trzeba podać pracownikom zgodnie z przepisami RODO po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a-9b, art. 944-9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - z 2018 r. poz. 917; z 2018 r. poz. 2432 art. 7 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 art. 13 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2 Marek Skałkowski, ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej są nieuniknione. Uwzględniono wiele poprawek sugerowanych przez pracodawców, ale pojawiają się kolejne wątpliwości. Czy dostosowanie się do nowego sposobu prowadzenia dokumentacji obejmuje również okres sprzed wprowadzenia zmian? Wymóg dostosowania się do nowego sposobu prowadzenia dokumentacji W kolejnej wersji projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uwzględniono szereg poprawek, o które zabiegali pracodawcy. Wciąż jednak wątpliwości budzą przepisy przejściowe, wprowadzające wymóg dostosowania do nowych przepisów sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dokumentacji - uważa Konfederacja Lewiatan. Projekt rozporządzenia przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. - Pozytywnie oceniamy zmianę polegającą na wydłużeniu okresu na dostosowanie dokumentacji do 12 miesięcy. Wciąż jednak nie jest doprecyzowany zakres tego dostosowania. Naszym zdaniem wymóg dostosowania sposobu prowadzenia dokumentacji powinien mieć zastosowanie tylko do tej wytworzonej, przekazanej pracodawcy od daty wejścia w życie nowych przepisów - mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan. Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania. Dostosowanie dokumentacji obejmującej okresy wcześniejsze byłoby ogromnym i często bezcelowym obciążeniem dla pracodawców, generującym wysokie koszty. Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji "wstecz" Obecny katalog dokumentów przechowywanych w części „B" akt osobowych ma charakter otwarty. Stąd nie wiemy ile dokumentów, które będą od 1 stycznia 2019 r. przechowywane np. w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będzie należało ułożyć po nowemu. Ponadto często zdarza się, że firmy prowadzą odrębne teczki dla wniosków pracowników w zakresie urlopu wypoczynkowego czy w pewnym zakresie odnośnie czasu pracy. Takie dokumenty są przechowywane we wspólnych dla pracowników teczkach według miesięcy wpływania kolejnych wniosków. Obowiązek dostosowania może oznaczać konieczność porozdzielania wstecz wniosków z tych teczek osobno dla każdego pracownika. - Dostosowywanie dokumentacji może dotyczyć zarówno pracowników zatrudnionych przez okres 3 miesięcy, jak i 25 lat. Będzie to zatem ogromna i żmudna praca - dodaje Robert Lisicki. Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie.

wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej